Excel-skola: 1) IF/OM-formel

Första gången jag öppnade Excel och skulle börja jobba i det kände jag mig väldigt vilsen. Vad skulle jag göra med alla dessa celler till? Är inte Word bättre? Sen började jag på egen hand pilla med programmet, googla oklarheter, kika på youtube-tutorials och fråga vänner som låg steget före i sina Excel-kunskaper. Idag fullkomligt älskar jag Excel, och även om jag minst en gång per dag är inne och kollar och gör något i mina olika ark så tippar jag på att min kunskap endast uppgår till en bråkdel av allting där finns att lära.

Mycket av det jag kan har jag lärt mig genom att jag upplevt ett behov och sedan googlat mig till svaret. Jag tänker att min kunskap eventuellt kan vara till hjälp för någon som inte lyckats hitta en lösning på ett behov eller helt enkelt inte upplevt ett behov men med kunskap om potentiell lösning kan göra det.

Del 1: IF/OM-formel (Beroende på om du har en svensk eller engelsk version):
Problem:
Jag upplevde det som irriterande att det i exempelvis ett budgetark i Excel med årets alla månader där formlerna var förinställda för en beräkning blev betecknade som #DIVISION/0! i kommande månader där jag inte ännu fyllt i några siffror. Se exempel nedan:

I januari där aktuella siffror fylls i omgående efter att arket byggts ser det ut som följande vilket ser bra ut:

Bild 1) Överskottskolumnen beräknas som (Lön - fasta kostnader - rörliga kostnader)

Bild 2) Procentuellt överskott beräknas som (Uträknat överskott/Lön)

Eftersom jag inte varje månad vill behöva skriva in formeln på nytt så förbereder jag formlerna för kommande månader men då uppstår problem. Eftersom det för februari inte kommer att finnas några siffror att beräkna blir vårt kära Excel lite ledsen.

Bild 1) Den första uträkningen klarar den av då två tomma celler helt enkelt blir noll:

Bild 2) Här skriver vi in den formel som kommer gälla när det fylls i siffror under februari när vi går in i februari.

Bild 3) Resultatet av "Procentuellt överskott" i februari när det inte finns några siffror. Inte så snyggt va?

Lösning:

Vi vill nu formulera om vår formel så att Excel "försöker" räkna ut "Procentuellt överskott" först när det finns tal i de ovanstående cellerna att beräkna. Detta gör vi med en s.k IF/OM-formel.
Den säger helt enkelt till Excel att den ska räkna ut något först när ett villkor är uppfyllt. I vårt fall är villkoret är värdet av cellen för "Lön" i "Februari" är ifyll och därmed har ett talvärde över 0.

Vad betyder då formeln? Första delen i parentesen berättar villkoret (I detta fall att formeln ska gälla först när C2 (Lön för februari) är över 0. Om detta villkor går vi över till del 2 av formeln som säger att isåfall ska Excel räkna ut C5/C2 vilket är "Överskott" dividerat på "Lön" för att få ett förhållande. Del 3 beskriver vad som ska stå i formeln när villkoret INTE är uppfyllt (D.v.s. när det inte finns någon lön ifylld i C2. Detta skrivs då " " där mellanrummet mellan citattecknet betyder att cellen ska vara blank.




Resultat:

Nu kommer "Procentuellt överskott" att räknas ut automatiskt efter att du fyllt i "Lön" under februari.

Vill du att "Överskott" i februari ska vara blank om det inte finns ett värde i "Lön" under februari skriver du =OM(C2>0;C2-C3-C4; " ").

Om du inte får rätt på saker och ting eller undrar något får du jättegärna lämna en kommentar eller skicka ett mail så kan jag hjälpa dig!

Då detta var min första men inte sista "Excel-skola" får du jättegärna lämna en kommentar på vad jag kan göra bättre framöver. Tack!